Utmaning

Kommunledningsförvaltningen och Näringslivsavdelningen i Växjö fick under våren 2024 ett politiskt uppdrag: Främja näringslivets gröna omställning genom cirkulära affärsmodeller. Kommunen hade en gedigen hållbarhetsstrategi, men näringslivsaspekten fanns inte med. Under 2023 gjorde man därför en undersökning av företagens upplevelse sitt eget hållbarhetsarbete. Där kom det fram att de upplevde att de saknade stöd från kommunen.

Uppdrag

En kartläggning av lagkrav, offentliga stöd och initiativ för företag inom hållbarhet. Resultatet förväntades kunna presenteras på en digital plattform och agera som ett stöd till företag som behövde hjälp med sitt hållbarhetsarbete. Arbetet utfördes i form av workshops, intervjuer och informationsinsamling. Följande områden kartlades: Organisationer som besitter relevant kunskap, lagar och direktiv, begrepp, metoder och verktyg, Stödorganisationer/aktörer, nätverk, finansieringsmöjligheter och branschorganisationer.

Utöver ovan angivna områden omfattade kartläggningen även förutsättningar och krav för att uppnå effekter främst med fokus på ledning, styrning och uppföljning.

Resultat

En omfattande kartläggning tillsammans med en rapport med förslag på utvecklingsmöjligheter, förslag till handlingsplan samt kritiska framgångsfaktorer.

Utmaning

NSVA hade vid tiden för uppdraget funnits i ett decennium och under denna tid vuxit betydant genom att flera ägarkommuner anslutit sig. Denna expansion hade medfört komplexa utmaningar relaterade till ägardirektiv, samverkansformer mellan olika intressenter och behovet av att identifiera möjligheter till effektiviseringar. Det var mot denna bakgrund som behovet av en grundlig genomlysning av organisationen framträdde, ett initiativ som syftade till att optimera NSVAs struktur och verksamhetsprocesser för att bättre möta både nuvarande och framtida behov.

Uppdrag

do-be consulting anlitades för att genomföra denna omfattande analys och utvärdering av NSVA. Uppdraget innefattade att identifiera kritiska utvecklingsområden och att formulera konkreta åtgärdsförslag för dessa. Genom en omfattande kartläggning och analys av organisationens nuvarande ställning, processer och interaktioner mellan olika intressenter, kunde do-be consulting skapa en detaljerad översikt över de utmaningar och möjligheter som fanns.

Resultat

do-be consultings noggranna arbete resulterade i att 12 utvecklingsområden identifierades för NSVA. Dessa spände över ett brett spektrum av verksamhetens aspekter, inklusive ägarstyrning, organisationskultur och värdegrund, affärsplaneprocessen, kundresan, ekonomistyrning, kommunikationsstrategier och kunskapsutveckling gentemot ägarkommunerna, inköpsstrategi, samt processorientering. För varje identifierat område definierade do-be consulting skräddarsydda lösningar och utvecklade en konkret och genomförbar handlingsplan.

Den initiala fasen utformades från början för att möjliggöra för NSVA att med tiden ta över och själva fortsätta arbetet med att förverkliga och uppnå de satta målbilderna. Detta arbetssätt var helt i linje med do-be consultings affärsmodell, som bygger på principen om att inte enbart arbeta för sina kunder, utan tillsammans med dem. Detta tillvägagångssätt säkerställde att NSVA inte bara fick verktygen och kunskapen att genomföra nödvändiga förändringar, utan även förmågan att fortsätta denna utveckling oberoende, vilket bidrog till långsiktig hållbarhet och framgång för organisationen.

Utmaning

Skånetrafiken har en omfattande digital utveckling av tjänster mot resenär, sjukvård samt medarbetare. Skånetrafiken arbetade tidigare enligt en annan utvecklingsmodell som aldrig fullt ut blivit implementerad. För att göra en förändring med fokus på förbättringar inom prioritering och tydlighet i den digitala utvecklingen startade Skånetrafiken ett projekt.

Uppdrag

Uppdraget innefattade att projektleda samt arbeta fram Skånetrafikens nya utvecklingsmodell. Arbetet delades upp i olika faser där den första fasen handlade om att fånga upp IT och verksamhetens förväntningar och krav på den nya modellen. Utifrån krav/förväntningar arbetades det fram ett förslag på process med tydliga roller och ansvar samt stöd i form av verktyg och mallar. Sista fasen i projektet var att skapa digitala utbildningar och genomföra förankringsmöten, skrivarstugor mm för att kick-starta arbetet med den nya utvecklingsmodellen.

Resultat

Projektet levererade sina leveranser i tid och man kunder redan i införandet se att nyttor togs hem. Införandet av Leveransplaner ledde till att verksamheten fick ökad förståelse för helheten rörande digital utveckling så att tydligare prioriteringar behövde göras. Modellen innebar att verksamheten skapade tydligare beställningar vilket bland annat gjorde att det enklare för IT att estimera. När olika beslutsforum började köras så hittades genast samordningsfördelar mellan avdelningar som inte tidigare identifierats.

Utmaning

För att uppnå Skånetrafikens långsiktiga mål avseende kundnöjdhet och marknadsandelar initierades 2019 ett omfattande projekt för att förbättra informationsgivning till resenärer i stört läge, dvs när tåg och bussar inte går enligt utsatt tid. Projektet omfattade flera delar, bland annat att ta fram en ny organisatorisk enhet och testa denna i en pilotverksamhet under 2019.

Uppdrag

Projektet fick i uppgift att etablera en ny organisatorisk enhet inom Skånetrafiken med ett utökat ansvar för hantering av information i stört läge. Projektledning av delprojekt kundmötet.

Resultat

Levererade affärsrapporter och övrigt material har utgjort underlag för beslut om nya processer, rutiner, roller och ansvar samt implementering av ny funktion i linjen.

Utmaning

Mercedes-Benz Finans AB drev ett stort antal projekt, med olika grad av beroenden till varandra, såväl som till Mercedes-Benz AB och Daimler AG, d.v.s. huvudkontoret i Stuttgart. Det fanns ett stort behov av att förbättra överblick och styrning av beroenden och resurser, för att optimera planering och genomförande av samtliga projekt. Vidare fanns ett stort behov av att förbättra styrning och beslut av projektportföljen, för att säkerställa väl underbyggda beslut, budget och resurser för att driva både lokalt och centralt initierade projekt.

Uppdrag

Uppdraget bestod i att utforma och leda det program som skapades, bestående av 5 olika projekt med lokal såväl som central projektledning, resurser och intressenter. Uppdraget inkluderade bland annat resursplanering, tydliggörande av roller och beroenden, uppföljning och rapportering av mål, leverabler och budget, stöttning och coaching av projektledare, prioritering och förankring, samt kommunikation internt och externt för att genomdriva planen och nå målbild. Uppdraget bestod också i att utforma en process för att förbättra styrning av projektportföljen, ur både resurs, tid och affärsnyttoperspektiv. Slutligen bestod uppdraget i att leda ett av de ingående projekten, med en budget på >10 milj SEK och resurser i tre olika länder.

Resultat

Fyra av de fem projekten i programmet är färdigställda och satta i drift med framgångsrikt resultat, det femte är pågående med planerat färdigställande inom kort. Planering inför 2021 och framåt pågår inom ramen för det nya etablerade arbetssättet.

Utmaning

Swedbank AB köpte under 2014 den lokala skånska banken Sparbanken Öresund. Swedbank bad do-be consulting om stöd i två av deras utmaningar:

Utmaning 1: Efter uppköpet fanns ett stort behov av att fortsätta behålla en hög servicenivå mot slutkund innan bankernas IT-system var sammanslagna. Det fanns även ett behov av att sätta upp en process för att manuellt hantera bankbyte för ett stort antal kunder.

Utmaning 2: Som en konsekvens av uppköpet så behövde en IT-konvertering göras av alla kunder, produkter och tjänster från avlämnande till mottagande bank. För att säkerställa att bästa möjliga förutsättningar skapades för kunder, medarbetare på kontor och andra kundorienterade interna enheter att ta emot resultatet av den tekniska konverteringen så tillsattes ett implementeringsprojekt.

Uppdrag

Uppdrag 1: Projektledning, framtagning och implementering av tillfällig arbetsmodell för hantering och bemötande av kunder. Implementeringen omfattade utbildningsinsatser och framtagning av instruktioner och processbeskrivningar för den skapade arbetsmodellen.
Projektledning, framtagning och implementering av standardiserad och effektiv process för bankbyte mellan två separata IT-system. Implementeringen omfattade utbildningsinsatser och framtagning av instruktioner och processbeskrivningar.

Uppdrag 2: Uppdraget omfattade att vara ansvarig för att projektleda implementeringsprojektet. Implementeringsprojektet ansvarade för fyra områden.

• Intern och extern kommunikationsplan togs fram och genomfördes.
• Intern utbildningsplan togs fram och genomfördes.
• Utifrån konsekvensanalys av identifierade kundpåverkande aktiviteter togs en resursplanering fram för bankens kundmötande kanaler
• Plan och hantering av manuell aktiviteter för genomförande i linjen

Resultat

Resultat 1: Servicemodell framtagen och implementerad med mycket gott resultat som möjliggjorde att två separata banker kunde serva sina kunder trots skilda IT-system. Väl fungerande process som möjliggjorde standardiserat manuellt bankbyte för bankernas mest prioriterade kunder.

Resultat 2: De högt satta målen i implementeringsprojektet nåddes, dvs att:

• Öka medvetandet, förståelsen, acceptansen samt engagemanget kring projektets mål och strategier hos identifierade intressenter.
• Minska eventuellt motstånd för projektets mål och strategier hos identifierade intressenter.

På chefsnivå så nåddes alla mål med den utmärkande faktorn 100% nöjdhet avseende tillgång till information, samgåendet samt ökad förståelse och ett stort engagemang i IT-konverteringen. På medarbetarnivå nåddes målen inom förståelse för samgåendet, medarbetarnas engagemang och tillgång.

Utmaning

Skånetrafiken upphandlade ett leverantörsavtal för både drift och underhåll av Pågatågen för perioden 2018-2026. Avtalet uppskattas till ett värde av 5,6 Mdr kr. Upphandlingen var unik i sitt slag inom kollektivtrafikbranschen, då den omfattade drift, underhåll, ersättningstrafik och stationsunderhåll i ett och samma avtal.

Utmaningen var att hantera ett ovanligt stort antal anbud på ett rättssäkert sätt med noggranna och kvalitetssäkrade bedömningar för att minimera risken för överprövning och försening av leveransen.

Uppdrag

Handläggningen och utvärderingen var omfattande och ställde höga krav på korrekta bedömningar. För detta samordnade Upphandlingsenheten inom Skånetrafiken bl.a. ansvariga för drift, underhåll och ersättningstrafik, controller, jurister, tidtabellsplanerare och affärsområdeschef.

Uppdraget för do-be consulting bestod i framdrift i utvärderingsarbetet i arbetsgruppen och att dokumentera fullständiga och kvalitetssäkrade motiveringar för varje anbudsgivare och kvalitetskriterium.

Resultat

do-be consulting samordnade, dokumenterade och verifierade flertalet processteg, bl.a. kring motivering för poängsättning av alla anbudsgivare och slutlig dokumentation inför beslut.

do-be consulting bistod även kring verifiering av avtalshandlingarna inför tecknande av samarbetsavtal och var en sammanbindande länk mellan de olika funktionerna inom Skånetrafiken. Ingen överprövning av anbuden skedde. do-be consulting gavs högsta möjliga betyg i kvalitetsenkät för sin konsultinsats.

Utmaning

Arbetsmarknadsnämnden i Helsingborg stad har gett förvaltningen i uppdrag att genomföra en analys av vilka faktorer som i störst utsträckning påverkar kostnaderna för ekonomiskt bistånd med anledning av att dessa kostnader ökat på senare år.

Uppdrag

Genomföra analys som visar på nuläget/utvecklingen i Helsingborg i jämförelse med tio utvalda kommuner med liknande demografiska förutsättningar. Sammanställning och beskrivning vad som karakteriserar organisation och arbetssätt i fem utvalda kommuner som haft en positiv utveckling av kostnaderna för ekonomiskt bistånd de senaste åren. Fokus låg på avslut mot arbete, samarbete med arbetsförmedlingen, boendekostnader och kontroll av fusk. Vi tittade även på andra faktorer såsom nivå av digitalisering. Kostnadsanalysen genomfördes utifrån kommundata från Socialstyrelsen och med den var det möjligt att analysera Totalkostnad, hushållstyper och Livsföring i övrigt. Analysen omfattade också underlag från djupintervjuer med nyckelpersoner lokalt och från andra kommuner.

Resultat

Analys med slutsatser, reflektioner och förslag till kommande aktiviteter inom avdelningen är levererad till beställaren och presenterad för såväl ledningsgrupp som presidium och nämnd. Analysen presenterar förslag till möjliga utvecklingsområden och visar att Helsingborg kan agera som lärande exempel för andra kommuner vad gäller avslut mot arbete. I samband med presentation för nämnd skickades två frågeställningar utifrån resultatet med för ledamöterna att diskutera i ett workshopmoment.​ Uppföljningsanalysen ger en fördjupad förståelse för nuläget i en av förvaltningens kärnprocesser och ökad insyn och kommer kunna fungera som underlag för förvaltningens fortsatta utvecklingsarbete och verksamhetsplanering.

Utmaning

Lantmännen förvärvade i juni 2015 VAASAN Group, ett ledande företag inom bageribranschen i Finland. Nettoomsättning motsvarande EUR 400 miljoner inom bake-off, knäckebröd och färskt bröd. Efter första fasen i integrationsarbetet så följde en förändringsresa där man så snart som möjligt ville hämta hem effekterna av förvärvet.

I företagets övergripande strategi hade ledningen definierat ett antal “Must Win Battles”, där ett av dessa är att bli en organisation i världsklass.

Uppdrag

do-be consulting fick i uppdrag att stödja HR Direktören att globalt sätta upp ett HR Excellence Program 2016 – 2020. do-be consulting ansvarade för fyra av de valda delprojekten. Detta innebar bland annat att ta fram och koordinera:

• Ledarskapsprogram, HR – IT verktyg (EasyCruit, eCampus, HR Team site).
• Utvärdering och utbildningsplan
  Code of conduct och Compliance program uppföljning.
• Etablera en struktur för kunskapsdelning.
• Undersökning och förberedelse av pre-study för byte av HR system.

Resultat

Aktiviteter för att ta hem effekter möjliggjordes genom:

• Koordinering och planering av ett globalt ledarskapsprogram Etablerade en struktur för samarbete och uppföljning inom HR globalt. Detta innefattade design av nya arbetssätt.
• Gemensamma och nya KPI:er infördes och samtliga HR enheter jobbar nu på ett likartat vis. En ny kultur har etablerats kring styrning och uppföljning av HR organisationen.
• Utbildningsplan i HR relaterade system för den globala HR gruppen etablerades.
• Global webbundersökning kring nuläge och framtida krav samt analys av dessa. Modellen blev sedan normgivande inom hela organisationen för utrullning även till andra divisioner.

Utmaning

Copenhagen Malmö Port AB (CMP) driver och utvecklar hamnverksamheten i både Köpenhamn och Malmö. CMP hade behov av att tydliggöra en rollfördelning vid underhållsarbetet och att effektivisera drift och underhåll av maskiner och utrustning.

Tjänsteutbudet inte var tydligt definierat – det rådde osäkerhet kring vad Underhållsenheten skulle erbjuda för tjänster. Detta hängde ihop med att internkund (beställaren) inte var klart definierad och att kundbehoven inte alltid styrt tjänsteutbudet, vilket i sin tur ledde till missnöje bland personalen.

Åtgärder såsom schemaomläggningar och anskaffning av nya maskiner har inte gett önskat resultat.

Uppdrag

Definiera mål och beslut om anskaffning av maskiner och utrustning och dess konsekvenser. I detta ingick det att definiera och leda arbete att ta fram beslutsunderlag för optimering av maskindrift samt för underhållsarbete som helhet, samt genomföra beslut/förändring.

Förändringsledning, inklusive hantera akuta behov, som förhandlingar om förändringar av Underhållsenheten -en konsekvens av förändrat uppdrag. Kommunikationsstrategi och genomförande för förankring av beslut och konsekvenser av dessa.

Processdesign, med effektivisering och införande av arbetsprocesserna för; Daglig tillsyn, Felanmälan, Avtalsuppföljning externa leverantörer, Förebyggande underhåll, Maskinoptimering. I detta ingick även definition av KPI:er och att genomföra en KPI-uppföljning efter 100 dagar.

Resultat

Styrgruppen beräknar att CMP kommer spara ca 4 miljoner kronor per år. Dessa besparingar kommer från neddragning av organisationen hos Underhåll samt av att maskinparken reduceras betydligt.

Till denna årliga besparing kommer dessutom en engångsintäkt vid försäljning av maskiner. De verktyg för att optimera processer och förankra förändringar som CMP tillgodogjort sig under projektet kommer också fortsatt leda till förbättringar och kostnadsminskningar de kommande åren.

Utmaning

VA SYD – levererar friskt dricksvatten, renar avloppsvatten och har hand om avfallshantering åt mer än en halv miljon människor. VA SYD är ett kommunalförbund i stark expansion och behövde ett strukturerat angreppssätt för att ansluta nya VA verksamheter för att stå starka i den förestående och fortsatta expansionen.

Uppdrag

Stödja VA SYDs projektledare att skapa en lyckad anslutning av Eslöv VA verksamhet och utveckla en process och arbetsmodell för den fortsatta expansionen.​

Resultat

Eslövs verksamheten införlivades i VA SYD på ett mycket framgångsrikt vis. Det skapades en ”Vi-känsla” från start och VA SYD har nu en beprövad modell för den fortsatta expansionen​.

Utmaning

Ett av Lomma kommuns fokusområden är kvalitet och att kunna möta förutsedda kostnadsökningar i takt med att behovet av välfärdstjänster ökar. Två av målen inom området är:

• All verksamhet i kommunal regi ska bedrivas kostnadsmedvetet, effektivt och hållbart.
• Alternativa driftsformer ska alltid övervägas i alla verksamheter och skall bli en del av verksamhetsstyrningen.

Alla funktioner ska regelbundet prövas. Som en del i Lommas visionsarbete, gav kommunstyrelsen kommundirektören och kommunledningen i uppdrag att analysera vilka områden som kan rationaliseras eller bedrivas i alternativ driftsform.

Uppdrag

do-be consulting fick i uppdrag av kommundirektören att ta fram ett anpassat metodramverk för kommunledningen, med vilket de regelbundet och strukturerat skulle kunna pröva verksamheten. Uppdraget innebar även att träna projektmedlemmar att använda metodiken, att pröva metodiken mot ett pilotfall samt att validera det nya arbetssättet hos de involverade projektmedlemmarna.

Det pilotområde som belystes var IT verksamheten. Målet var att säkerställa en effektiv IT-verksamhet med optimal avvägning mellan extern och egen drift med hjälp av benchmarking.

Fokus lades på att metoden skulle kunna vara tillämpbar i samtliga verksamheter för att underlätta beslutsprocessen. Metoden skulle vara användarvänlig så kommunen kunde driva motsvarande arbete helt självständigt efter avslutat projekt.
Stort fokus lades även på kommunikationsstrategi och plan för att minska risken för spekulationer och/eller att nyckelresurser valde att sluta i förtid.

Resultat

• Ett anpassat metodramverk som innefattade bland annat metod för nyttokalkylering, ledning och styrning, arbetsprocesser, mallar, kommunikationsstrategi och plan samt benchmarking.
• Beslutsunderlag för hur IT verksamheten skulle drivas vidare.

En utvärderingsworkshop efter uppdraget visade att projektgruppen i kommunen har tagit till sig arbetsmetoden och modeller för att framöver självständigt kunna driva liknande effektiviseringsprojekt. Kommunen har efter projektet självständigt prövat ett flertal andra verksamheter. Bland annat har VA verksamheten prövats och har blivit en del av kommunalförbundet VA Syd.