Utveckling av fastighetsdrift – statligt fastighetsorganisation

Bakgrund/Utmaning         

Fastighetsägaren hade beslutat om en partiell outsourcing för att inhämta nya idéer rörande i första hand fastighetsdrift. Beslutet var fattat av styrelsen som gav ledningen i uppdrag att välja ut två geografiskt avgränsade områden för upphandling.

För att säkerställa jämförbarhet och lärande fanns behov av att låta en oberoende part genomföra en granskning och analys av processen fram till avtalstecknande och därefter följa upp såväl arbetssätt som effektivitet och kvalitet.

Uppdrag

Uppdraget omfattade granskning av upphandlingsprocessens samtliga steg processen från upphandling till avtalstecknande och därefter uppföljning av verksamhetens kvalitet och effektivitet.

Upphandlingen genomfördes med stöd av ABFF och Aff. Upphandlingsunderlagen bestående av objektbeskrivningar, tjänstebeskrivningar och gränsdragningslistor granskades. En validering mot befintlig styrning och uppdragsbeskrivning utfördes.

Ovan sammanfattades i en rapport.

Steg två avsåg en jämförande analys av resultaten vid de två upphandlade enheterna i förhållande till två kontrollenheter. Analysen genomfördes med inhämtning av kvantitativa data samt genom intervjuer med utförare, kund och beställare. Informationen sammanställdes, analyserades och sammanfattades i en rapport.

Resultat

Den första rapporten visade på att de förutsättningar som uppställts i avtal med upphandlad utförare avvek på ett stort antal punkter jämfört med verksamheten i egen regi. Detta innebar att det redan innan uppdraget inleddes förelåg stora olikheter som försvårade en jämförelse och ett lärande. Utöver detta förelåg även brister i det avtal som tecknats vilket innebar en möjlighet för leverantören att lägga stort fokus på att identifiera fel och brister och på så vis driva tilläggsfakturering.

I den andra rapporten begränsades möjligheterna till jämförelser och beskrivningar av effektivitet i respektive driftform av olikheter i de definierade uppdragen. Den kvantitativa undersökningen visade på en minskad nöjdhet hos kunder och beställare då arbetet med tillsyn och skötsel var eftersatt. Då utgångspunkterna och omfattningen av uppdragen formulerats på olika sätt var värdet av försöket begränsat.

Arbetet ledde vidare till alternativa angreppssätt för att utveckla kvalitet och effektivitet i både drift och förvaltning.

Kategori
Analyser