Lomma kommun- modell för utvärdering av verksamhet

Bakgrund/utmaning

Ett av Lomma kommuns fokusområden är kvalitet och att kunna möta förutsedda kostnadsökningar i takt med att behovet av välfärdstjänster ökar. Två av målen inom området är:

• All verksamhet i kommunal regi ska bedrivas kostnadsmedvetet, effektivt och hållbart.
• Alternativa driftsformer ska alltid övervägas i alla verksamheter och skall bli en del av verksamhetsstyrningen.

Alla funktioner ska regelbundet prövas.  Som en del i Lommas visionsarbete, gav kommunstyrelsen kommundirektören och kommunledningen i uppdrag att analysera vilka områden som kan rationaliseras eller bedrivas i alternativ driftsform.

Uppdrag/angreppsätt

do-be consulting fick i uppdrag av kommundirektören att ta fram ett anpassat metodramverk för kommunledningen, med vilket de regelbundet och strukturerat skulle kunna pröva verksamheten. Uppdraget innebar även att träna projektmedlemmar att använda metodiken, att pröva metodiken mot ett pilotfall samt att validera det nya arbetssättet hos de involverade projektmedlemmarna.

Det pilotområde som belystes var IT verksamheten. Målet var att säkerställa en effektiv IT-verksamhet med optimal avvägning mellan extern och egen drift med hjälp av benchmarking.

• Fokus lades på att metoden skulle kunna vara tillämpbar i samtliga verksamheter för att underlätta beslutsprocessen.
• Metoden skulle vara användarvänlig så kommunen kunde driva motsvarande arbete helt självständigt efter avslutat projekt.
• Stort fokus lades även på kommunikationsstrategi och plan för att minska risken för spekulationer och/eller att nyckelresurser valde att sluta i förtid.

Resultat

• Ett anpassat metodramverk som innefattade bland annat metod för nyttokalkylering, ledning och styrning, arbetsprocesser, mallar, kommunikationsstrategi och plan samt benchmarking
• Beslutsunderlag för hur IT verksamheten skulle drivas vidare.

En utvärderingsworkshop efter uppdraget visade att projektgruppen i kommunen har tagit till sig arbetsmetoden och modeller för att framöver självständigt kunna driva liknande effektiviseringsprojekt.

Kommunen har efter projektet självständigt prövat ett flertal andra verksamheter. Bland annat har VA verksamheten prövats och har blivit en del av kommunalförbundet VA Syd.