Ny verksamhetsmodell och organisation –  statligt fastighetsbolag

Bakgrund/Utmaning         

Fastighetsbolaget var ursprungligen en del av ett statligt verk som ombildats till aktiebolag. I samband med detta knoppades fastighetsbolaget av men arbetsmodell och organisation levde kvar från tiden som del av det statliga verket. Arbetssättet kännetecknades av stora regionala och individuella skillnader med outvecklad struktur för styrning och uppföljning. Det fanns därför ett behov av att skapa en ny modern, sammanhållen arbetsmodell och organisation för förvaltningen av fastigheterna.

Uppdrag

Att definiera en verksamhetsmodell, inklusive övergripande aktivitetsområden och processer. Att fördjupa processkartläggningen till aktivitetsnivå samt att definiera ansvarsfördelning, mått och mätpunkter i processerna. Att utifrån verksamhetsmodell definiera behov av ledningsprocesser.

Resultat

En verksamhetsmodell utvecklades utifrån verksamhetens långsiktiga mål och strategi. Övergripande aktivitetsområden identifierades inom exempelvis förvaltning, utveckling och ledning. Arbetet fördjupades för att beskriva processer inom respektive delområde såsom drift, felavhjälpande underhåll m fl som i många fall fördjupades ytterligare för att beskriva exempelvis tillsyn och skötsel. I samtliga fall integrerades stödfunktioner och stödsystem i respektive processbeskrivning.

Efter att processer definierats vidtog en djupare dialog inom organisationen. Samtliga medarbetare deltog för att säkerställa kvalitet och acceptans. Med stöd från hela organisationen förfinades processbeskrivningarna och ansvarsfördelningen. Tydliga mått definierades inom respektive process för att ge stöd åt ansvariga.

Roller definierades med utgångspunkt i ansvarsfördelning och definierade mått. Dessa kompletterades med rapporteringsvägar, eventuellt budgetansvar mm.

Slutligen integrerades samtliga beskrivningar på intranätet.

Kategori
Förändringsledning