Att påverka, påverkas eller omfattas av en förändring

Inom organisationer och företag pågår det ständiga förändringar. ”Förändring är den enda konstanten” som det klokt sagts. do-be consulting arbetar med just stöd vid förändring. Att stödja organisationer och bolag att skapa bästa möjliga förutsättningar att genomgå och stå rustade för och i en förändring.

En förändring är ett oerhört komplext område och det går att skriva länge om vikten av att ledaren står i första ledet, kommunikation som ett centralt verktyg eller att skapa tydliga arbetsprocesser, men här hade jag tänkt fokusera på en ”detalj” i en förändringsresa, nämligen intressentanalysen. Eller med andra ord, verktyget för att på ett strukturerat sätt arbeta med vem som påverkar, påverkas eller omfattas av förändringen.

Med en tydlig bild över vem som påverkar, påverkas och omfattas kan ett förändringsprojekt med hjälp av intressentanalysen få en ledstång att greppa vid fattade beslut, förändrade arbetssätt o.d.

Ett kraftfullt verktyg

Intressentanalysen är ett kraftfullt verktyg för att på ett strukturerat sätt kunna planera, och återigen, för att skapa bästa möjlig förutsättningar att, genomgå förändringen, och då identifiera intressenterna så att en plan kan byggas hur de ska hanteras.

Intressentanalysen

En intressentanalys består i regel av en beskrivning av bland annat följande:

  • Intressenten i fråga såsom en enskild person eller en grupp av människor
  • Var i organisationen intressenten finns – organisatoriskt och vilken nivå
  • Om intressenten är intern eller extern
  • Hur förändringen antas komma påverka denna intressent och hur intressenten påverkar förändringen
  • I vilket stadie intressenten befinner sig kring förändringen – allt från medvetenhet till genuint engagemang kring förändringen
  • Vilken målbild projektet/initiativet har med intressentens roll i förändringen
  • Vilket budskap som bäst passar intressenten för att nå målbilden – fylla gapet mellan utgångsläget och målbilden
  • Vilken eller vilka kanaler som budskapet bäst kommuniceras
  • Vem eller vad som kommunicerar och med vilken frekvens samt
  • Vem som inom projektet/initiativet ansvarar för intressenten

Intressentanalysen är en grundstomme i ett förändringsarbete då den håller ihop vad som skall kommuniceras till vem, när och varför. Att ta sig tiden att fundera i dessa banor ökar möjligheterna att realisera de förväntade effekterna av en beslutad förändring.

Några korta råd

Här följer några praktiska råd när ni jobbar med att ta fram en intressentanalys:

  • Gör målbilderna mätbara och rimliga – tänk i termer av ”SMARTA” mål (Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt, Tidssatt)
  • Ingen förändringsresa blir starkare än ägarna – intressentanalysen fokuserar från start på ledarna och säkerställer att de stödjer förändringen. Det är svårt att flytta en medarbetare på förändringskurvan om dennes chef inte är övertygad.
  • När du formulerar strategier – sätt dig i intressentens sitiuation – vad skulle jag vilja veta för att förstå och acceptera förändringen
  • Använd kanaler som upplevs trovärdiga av intressenterna
  • Det fysiska mötet från ledarna är oftast oslagbart i styrka och genomslagskraft
  • Att också använda den positiva kraften från de som vill genomgå förändringen snarare än att lägga för mycket krut på de som inte vill
  • Arbeta aktivt med Intressentanalysen – se det som ett levande dokument – och följ upp era framsteg mot definierade målbilder