Arbetsmetod för att ständigt pröva sin verksamhet

Bakgrund/utmaning

Ett av Lomma kommuns fokusområden 2015-2019 är kvalitet. Två av målen inom området är:

  • All verksamhet i kommunal regi ska bedrivas kostnadsmedvetet, effektivt och hållbart.
  • Alternativa driftsformer ska alltid övervägas i alla verksamheter. Alla administrativa funktioner ska regelbundet prövas.

Som en del i Lommas visionsarbete, gav kommunstyrelsen kommundirektören och kommunledningen i uppdrag att analysera vilka områden som kan rationaliseras eller bedrivas i alternativ driftsform.

Uppdrag och angreppsätt

do-be consulting fick i uppdrag av kommundirektören att ta fram ett anpassat metodramverk för kommunledningen, med vilket de regelbundet och strukturerat skulle kunna pröva verksamheten. Uppdraget innebar även att träna projektmedlemmar att använda metodiken, att pröva metodiken mot ett pilotfall samt att validera det nya arbetssättet hos de involverade projektmedlemmarna.

  • Fokus lades på att metoden skulle kunna vara tillämpbar i samtliga verksamheter för att underlätta beslutsprocessen.
  • Metoden skulle vidare var användarvänlig så kommunen kunde driva motsvarande arbete helt självständigt efter avslutat projekt
  • Stort fokus lades även på kommunikationsstrategi och plan för att minska risken för spekulationer och/eller att nyckelresurser valde att sluta i förtid

Pilotområdet som belystes var IT verksamheten. Målet var att säkerställa en effektiv IT-verksamhet med optimal avvägning mellan extern och egen drift med hjälp av benchmarking

Resultat

  • Ett anpassat metodramverk som innefattade bland annat metod för nyttokalkylering, ledning och styrning, arbetsprocesser, mallar, kommunikationsstrategi och plan, benchmarking o.d.
  • Beslutsunderlag för hur IT verksamheten skulle drivas vidare
  • En utvärderingsworkshop efter uppdraget visade att projektgruppen i kommunen har tagit till sig arbetsmetoden och modeller för att framöver självständigt kunna driva liknande effektiviseringsprojekt.
Se fler referenser